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L’application du Design Thinking en Collectivité de Corse

L’application du Design Thinking en Collectivité de Corse

Déjà très impliqué dans l’application du design dans les collectivités, le Design Lab Ville Durable et ses étudiants met en oeuvre des expérimentations urbaines et territoriales, basées sur des ateliers de créativité et de Design Thinking. C’est cette fois-ci vers la nouvelle Collectivité Territoriale Unique de Corse qu’ils se sont penchés en janvier 2019.
Retour sur cette expérience avec Florent Orsoni, directeur du Design Lab.

Travailler sur les enjeux de la DRH en 2025

Dans le cadre de la fusion de ses collectivités en 2018 (la collectivité territoriale de Corse, le département du Cismonte et le département de la Corse du Sud), la direction de la Collectivité Territoriale Unique de Corse, et en particulier la DRH, a souhaité organiser un séminaire d’une journée autour des enjeux de la DRH en 2025 en impliquant l’ensemble du personnel de ces 3 entités. L’École de design, forte de son expérience dans l’accompagnement des collectivités publiques, a travaillé avec la collectivité dans la mise en œuvre d’un séminaire mêlant agents et étudiants du Design Lab Ville Durable.

Modèle du double-diamant

Pouvez-vous revenir sur les objectifs attendus de ce séminaire ?

Florent Orsoni : “L’objectif de ce premier séminaire avec la Collectivité Unique de Corse et la DRH était double. Pour la collectivité, il s’agissait de pouvoir mettre en œuvre des actions simples issues des échanges entre les agents. Pour les agents, le but était d’apprendre à utiliser le design et ses outils, se les approprier pour éventuellement les déployer par la suite.

Plus stratégiquement, il s’agit de valider la pertinence de ce mode d’action “design” et des outils employés, en vue de futurs déploiements. Au-delà de cette journée, c’est surtout un mode d’actions qui peut être décliné sur d’autres domaines.
L’atelier a été construit avec les étudiants du Design Lab et les équipes pédagogiques suivant plusieurs étapes de la démarche de Design Thinking qui respectent la logique dite du double diamant.”

Vue générale du process en facilitation graphique

A l’issue du séminaire, une vingtaine d’idées ont été émises. Quelles suites leur avez-vous données ? Comment les classer et les faire aboutir ?

Florent Orsoni : “Le but était tout autant d’accuser réception des idées émises dans l’atelier du 31 janvier, d’orienter des réflexions, de transformer et de décaler certaines idées, de les réinterpréter et d’aiguiller les idées (du faisable au moins faisable) suivant les opportunités et les réflexions en cours.
Pour cela, nous avons constitué un “comité d’orientation”, ouvert aux directeurs de service RH ou aux personnes qu’ils déléguaient pour effectuer ce travail. Il était nécessaire de l’ouvrir prioritairement aux directeurs pour des raisons d’organisation de plan de charge des équipes mais aussi pour veiller au possible développement d’une idée et éviter des frustrations.”

Quels outils avez-vous utilisé ?

Florent Orsoni : “L’intégralité des posters du séminaire du 31 janvier était affichée à la vue de tous les participants pour revenir à la source du projet. Les 20 idées étaient synthétisées sous forme de fiche idée – orientation. 2 groupes étaient formés pour travailler en parallèle sur les idées et traiter la grande quantité.
Enfin, une matrice de décision était proposée pour classer, rassembler et synthétiser les idées.”

Matrice d’orientation : réunion et lien des idées, annotations

Comment classer et réexploiter les idées et propositions émises ?

Florent Orsoni : “Suivant les orientations et le temps ou les outils nécessaires à leur mises en oeuvre, elles entrent dans le classement suivant :

- Les idées aiguillées. Elles doivent faire l’objet d’un cahier des charges de projets car elles sont complexes à mettre en œuvre et nécéssitent du temps.
Dans les idées émises, citons, par exemple, le coffre-fort numérique RH, une borne interactive pour communiquer vers les agents dépourvus de boîte mail, pour échanger quotidiennement avec le chef de service... Le comité d’orientation propose d’intégrer ces préconisations à l’intranet (en 2020), et il sera possible pour des agents de participer à l’élaboration du cahier des charges. En attendant la mise en place de cette proposition, le comité va garantir un accès aux ressources numériques pour les agents de terrain en sensibilisant l’encadrement de proximité.
Pour faire face à l’éloignement des institutions un mélange de réunions virtuelles, réunions réelles et management à distance est soumis. Même s’il est difficile à généraliser pour l’instant, on commence à travailler sur les bonnes pratiques en fonction des ordres du jour de réunion qui pourraient nécessiter du présentiel, puis des réunions de validation qui pourraient se faire en visioconférence. Tout ceci en cumulant avec des rendez-vous réguliers (1 parmois) en présentiel dans les services.
Enfin, la création d’un livret d’accueil a également été proposé. Il pourra être généralisé avec l’intranet, sa mise en œuvre est complexe pour l’instant avec de nombreux services concernés. Il est cependant possibilité de créer cependant un vade mecum, ou une foire aux questions les plus courantes dans chaque service.

Vue d’ambiance de l’atelier : station de travail finale (cartographie) et création d’un environnement avec les posters réalisés le 31 janvier 2019

- Les idées structurantes. Elles sont à mettre en œuvre dans la durée car elles nécessitent de la coordination interservice, etc. On retrouve dans ces idées une cellule de crise, une administration créatrice de talents, des fiches tutos online…

- Les idées réorientées en quick wins. Ces mesures simples à mettre en place mais qui ont un fort retentissement dans l’entreprise ne nécessitent pas ou peu d’intervention. Elles portent principalement sur les modèles de réunion hors les murs comme l’utilisation du chat web par exemple pour signaler les déplacements et proposer du covoiturage, la création d’un “channel”, puis éventuellement pousser à la création d’une base de données.

- Les idées à prototypage rapide. Il peut s’agir dans un 1er temps de tableaux de bord et de réunions hebdomadaires, de boîtes à idées physiques ou numériques … Toutes ces idées/outils rapides qui pourraient aider à la structuration des services en lien avec la nomination des chefs de service.
Les nouveaux espaces de travail et de bien-être sont aussi au centre des préoccupations des agents. On pourrait mettre en place de groupes de travail avec des agents portant sur les nouveaux bâtiments, les associer non pas au plan réalisé par l’architecte mais directement sur la décoration ou d’autres éléments du bâtiment.”

Florent Orsoni et les étudiants du Design Lab Ville Durable engagés dans ce séminaire

Quelle suite donner à tout ça ?

Florent Orsoni : “Les réflexions proposées sont riches et amènent des réponses sur différentes temporalités. Aucune idée n’est “recalée”. Elles sont toutes classées pour être reprises dans différentes périodes. De nombreuses propositions vont structurer la réflexion de l’intranet et de ses fonctionnalités (fiche tuto, cellule de crise, etc.). Il s’agit de ne pas précipiter les choses pour éviter un épuisement des ressources. Certaines idées, plus riches ou complexes pourraient continuer à être développées dans le cadre d’autres ateliers, séminaires.
De plus, le contexte de la fusion des instances invite à prendre le temps avant une mise en œuvre généralisée. Il serait judicieux de mettre en œuvre une expérimentation dans un service et de voir sa reproductibilité ensuite”.

De manière générale, les thématiques et idées soumises ont été variées, larges et très précises, pouvant mener à des développements réalistes. Facilement appropriables par les agents et ancrées dans leur quotidien, les propositions émises par l’ensemble du groupe vont faire l’objet d’une concrétisation, plus ou moins rapide selon le projet, dans les mois à venir et ainsi conforter la fusion des instances et la bonne collaboration de l’ensemble des collaborateurs.

Travailler sur les enjeux de la DRH en 2025 : scénarisation et restitution